Giao tiếp nơi công sở luôn là yếu tố quan trọng nhất giúp mọi nhân viên có thể kết nối với nhau và với người quản lý.
Tuy nhiên, việc giao tiếp ở nơi làm việc không phải lúc nào cũng diễn ra một cách trơn chu.
Trên thực tế, có rất nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình giao việc, tiếp nhận công việc trong bộ máy làm việc của công ty, đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để cải thiện hiệu quả công việc.
Những vấn đề giao tiếp nơi công sở không chỉ ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa các đồng nghiệp mà còn tác động rất nhiều tới hiệu quả của công việc. Hiện nay, mọi quá trình giao việc, làm việc đã được số hóa.
Mọi người trong văn phòng trao đổi công việc với nhau chủ yếu qua email, tin nhắn... nhờ đó mà việc tiếp nhận thông tin cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, mặt trái của điều này là mọi người thường sẽ có cách giải thích và ý hiểu riêng của họ khi đọc những văn bản đó.
Ở những cuộc họp công ty, hầu như chúng ta thường rất ít thấy một viễn cảnh thảo luận sôi nổi giữa nhân viên và người lãnh đạo.
Hầu như mọi người thường đồng ý với một phương án được đưa ra, còn người lãnh đạo thì nghĩ nhân viên đã nắm được vấn đề.
Nhưng rốt cuộc sau đó khi bắt tay vào công việc, mọi người lại trở nên bối rối và mất định hướng.
Vậy làm thế nào để nhận được phản hồi? Liệu điều này có cần thiết để được đưa ra bàn luận 1 cách cởi mở?
Hầu hết việc phản hồi về mọi vấn đề nơi làm được chưa được thực hiện tốt. Nếu nhân viên của bạn không phản hồi như một thói quen công việc hàng ngày thì tức là bạn đang gặp vấn đề trong việc giao tiếp.
Cách để cải thiện giao tiếp tại nơi công sở
Có một phương pháp được gọi là phương pháp Thomas Jefferson.
Truyền thuyết kể rằng khi đang xây dựng Đại học Virginia, Jefferson đã ngồi trên đỉnh Monticello với một chiếc kính viễn vọng trong tay và quan sát mọi việc đang diễn ra.
Khi phát hiện ra điều gì đó cần thay đổi, ông sẽ cử một tay làm thuê của mình xuống để hướng dẫn cho những người công nhân.
Mặc dù phương pháp này đảm bảo đường truyền thông tin liên lạc được rõ ràng, nhưng lại cực kỳ tốn kém và mất thời gian.
Vậy phải làm thế nào?
Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên
Bạn nên nắm được mối quan hệ và mức độ thân thiết giữa những người nhân viên trong công ty của bạn. Nếu giữa họ có xung đột, bạn là người cần đứng ra giải quyết.
Khi mối quan hệ đồng nghiệp trở nên tốt đẹp và họ thực sự có thể nói chuyện với nhau ngoài nơi làm việc, một cách tự nhiên họ sẽ làm việc với nhau ăn ý hơn.
Truyền đạt giá trị của công ty
Giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty cần được trình bày và thể hiện rõ ràng.
Bạn phải đảm bảo được việc nhân viên công ty nắm được giá trị cốt lõi, đường hướng phát triển của công ty. Thông qua quá trình làm việc và tìm hiểu, việc truyền đạt những giá trị đó là cần thiết.
Nếu họ hiểu được những điều này, họ sẽ có phương pháp làm việc phù hợp và không chi chệch hướng khỏi những yêu cầu về công việc bạn giao cho.
Kết hợp đào tạo kỹ năng giao tiếp trong các khóa đào tạo
Tích hợp có chủ đích các câu hỏi vào bất kỳ khóa đào tạo nhân viên nào mà bạn tổ chức để giúp người học tạo mối liên hệ giữa chủ đề đang được giảng dạy và nhu cầu giao tiếp/trò chuyện liên quan đến vấn đề đó.
Ví dụ: Đưa ra những yêu cầu cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo thông qua các câu hỏi như: “Dựa trên những gì chúng ta đang học hôm nay, bạn có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện ở đâu, như thế nào và với ai để tăng cường khả năng áp dụng?” .
“Nếu bạn không có khả năng hoặc không sẵn sàng truyền đạt hiệu quả những gì bạn đang học ở đây ngày hôm nay, thì nhóm của bạn, tổ chức và bạn sẽ phải trả giá như thế nào?”.
“Nếu bạn có thể trò chuyện trực tiếp và hiệu quả với những người khác về chủ đề của ngày hôm nay, bạn có thể nhận được kết quả gì?”.
Susan Scott - tác giả của cuốn “Đạt thành công trong công việc và cuộc sống chỉ với một cuộc hội thoại ở mọi lúc” nói: “Mặc dù không có cuộc trò chuyện nào có thể làm thay đổi quỹ đạo của doanh nghiệp nhưng các mối quan hệ đồng nghiệp và cuộc sống có thể được thay đổi.”