Muốn trở thành quản lý, đặc biệt là một người quản lý tốt, được lòng cấp dưới là điều không hề dễ dàng. Giao tiếp là điểm yếu mà nhiều quản lý mắc phải, nhưng nó đồng thời cũng là chìa khóa để nâng cao hiệu quả công việc và xoa dịu mối quan hệ giữa đôi bên.
Quản lý không cần lấy lòng nhân viên, tuy nhiên nếu nói ra một vài câu "vô tình" có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến bầu không khí hợp tác chung, từ đó tạo ra ngăn cách và làm giảm năng suất ở nơi làm việc.
Inc. - hãng truyền thông quản lý kinh doanh và tài chính hàng đầu của Mỹ đã nghiên cứu và liệt kê ra top 3 câu nói gây khó chịu nhất nơi làm việc. Những người quản lý thường nói 3 câu này không chỉ tạo ấn tượng xấu mà còn bị coi là có EQ thấp.
"Dạo này sao rồi? Vẫn ổn đúng không?"
An ủi là quy tắc quan tâm cấp dưới đầu tiên, xét cho cùng, nhân viên làm việc quá sức có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc, thậm chí dẫn đến thôi việc.
Bạn tự hỏi vì sao "Dạo này thế nào? Vẫn ổn đúng không?" nghe thì cũng giống một lời hỏi thăm mà lại bị đưa vào danh sách câu nói "độc hại" nơi công sở ư? Theo Inc., vấn đề không phải vì câu quan tâm ở đầu mà nằm ở vế thứ hai "Vẫn ổn đúng không?".
Tranh minh họa
Việc thêm sẵn tính từ vào câu vô hình trung tạo khó khăn cho nhân viên, khiến họ buộc phải thu hẹp phạm vi câu trả lời trong tiềm thức và giảm đi cơ hội tiết lộ tình hình thực tế. Một số cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng việc đặt câu hỏi mang tính dẫn dắt sẽ thu lại câu trả lời phù hợp với chính câu hỏi, điều này sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của câu hỏi.
"Nhân viên sẽ nói với người quản lý những gì quản lý muốn nghe, chứ không phải những thách thức thực sự họ gặp phải trong công việc", Inc. chỉ ra.
"Tôi hiểu ý của bạn"
Inc. đề cập rằng khi đặt câu hỏi, con người thường có xu hướng đặt theo hai cấu trúc: 1 là hỗ trợ (Support) và 2 là chuyển hướng (Shift). Hỗ trợ là cách đặt câu hỏi nhằm thu được câu trả lời nối tiếp cùng một chủ đề, trong khi chuyển hướng lại là chuyển câu trả lời sang một nhân vật hoặc chủ đề khác. Những người có EQ cao có xu hướng sử dụng đối thoại hỗ trợ, trong khi những người có EQ thấp sử dụng sự chuyển hướng. Và "Tôi hiểu ý của bạn" thường thuộc về trường hợp thứ hai.
Khi một cấp dưới trình bày khó khăn trong công việc, người quản lý có thể đã trải qua tình huống tương tự và sẽ trả lời bằng câu "Tôi hiểu rồi" và cắt ngang cuộc trò chuyện để đưa ra lời khuyên. Điều này có thể tiết kiệm thời gian trong một số trường hợp, nhưng Inc. tin rằng nó sẽ làm gián đoạn cuộc trò chuyện và ép nhân viên phải bước tiếp vào một chủ đề khác, trong khi vấn đề chính bị bỏ qua.
Tranh minh họa
"Bạn (làm thế này/ thế kia) không phải là được rồi à?"
Câu nói này dù ở nơi công sở hay trong cuộc sống thường ngày đều khiến người nghe rất khó chịu. Cấp trên đưa ra lời khuyên cho cấp dưới là điều đương nhiên, nhưng vội vàng đưa ra kết luận mà không biết những thách thức và câu chuyện thực sự của nhân viên không chỉ khiến nhân viên cảm thấy họ không được thấu hiểu mà còn làm giảm uy tín của cấp trên.
Nói "Cứ làm thế này/ thế kia không phải là được rồi à?" cũng sẽ cắt ngang cuộc trò chuyện và nhân viên có thể đánh giá việc giao tiếp giữa đôi bên là không hiệu quả, họ chấp nhận đề xuất ngay tại chỗ và bỏ qua đề xuất đó sau khi rời khỏi phòng họp.
Inc. đã đưa ra một số ví dụ thực tế:
H: "Cấp dưới của tôi không hài lòng vì phải làm thêm giờ vào cuối tuần".
A: "Chỉ cần nói với họ rằng đây là công việc của họ, nếu họ làm không tốt thì cứ việc ra đi".
Câu này giống như câu "Chăm tập lên và ăn ít đồ dầu mỡ đi" mà dân giảm cân thường nghe. Nó giống một cú vả thẳng vào mặt thay vì nói thêm về quá trình hay khó khăn có thể gặp phải.