Tại cuộc họp, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng, Tổ trưởng Tổ công tác, nhấn mạnh: Đối với hệ thống e-Cabinet, Chính phủ phải thực hiện trước, làm gương để các địa phương và đơn vị thực hiện.
Các cơ quan của Chính phủ nêu gương làm trước sẽ tạo động lực để các cấp chính quyền địa phương triển khai.
Đây cũng là bước đi để hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ và Người đứng đầu Chính phủ trong đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử…
Mỗi phiên họp phải in, chụp hàng chục nghìn trang tài liệu
Theo Quy chế làm việc của Chính phủ, các phiên họp của Chính phủ gồm các phiên họp thường kỳ, bất thường và chuyên đề. Chính phủ họp thường kỳ mỗi tháng một lần.
Họp bất thường theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc theo yêu cầu của ít nhất một phần ba tổng số thành viên Chính phủ hoặc theo yêu cầu của Chủ tịch nước.
Họp chuyên đề theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở đề xuất của bộ, cơ quan ngang bộ.
“Mỗi năm, trung bình Chính phủ họp khoảng 12-14 phiên, với khoảng 150 nội dung”- Bộ trưởng Mai Tiến Dũng nói và cho biết, hiện thời gian mỗi phiên họp Chính phủ còn dài, thông thường là 1 ngày, nhiều phiên kéo dài từ 1,5 đến 2 ngày.
“Tài liệu phục vụ phiên họp vẫn chủ yếu là tài liệu giấy, số lượng lớn, trung bình mỗi phiên họp phải in, chụp hàng nghìn trang giấy, gây tốn kém thời gian, kinh phí, nhân lực và khó khăn trong việc vận chuyển, phân phát, quản lý, thu hồi sau phiên họp”- Bộ trưởng Mai Tiến Dũng nêu thực tế.
Mặt khác, nhiều Bộ, cơ quan chủ trì đề án gửi tài liệu họp chậm thường sát phiên họp nên các Thành viên Chính phủ có rất ít thời gian nghiên cứu trước.
Đồng thời tại cuộc họp các Bộ, cơ quan chủ trì đề án thường trình bày lại báo cáo làm kéo dài thời gian các phiên họp.
Cũng theo Quy chế làm việc của Chính phủ, ngoài phương thức làm việc là thảo luận và quyết nghị tại phiên họp Chính phủ, Chính phủ còn xử lý công việc thông qua việc gửi phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ.
Sau khi được Thủ tướng đồng ý cho gửi phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ và những nội dung cần lấy ý kiến, Văn phòng Chính phủ gửi phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ qua đường công văn, kèm theo toàn bộ hồ sơ đề án, dự án, dự thảo văn bản...
Năm 2017, Văn phòng Chính phủ đã gửi 169 Phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ; năm 2016 là 120 Phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ.
Việc gửi phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ giúp giải quyết kịp thời công việc của Chính phủ mà không cần chờ đưa ra phiên họp Chính phủ.
Tuy nhiên, hiện việc gửi, nhận phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ vẫn thực hiện bằng giấy, chưa được điện tử hóa, tốn kém về in chụp và vận chuyển, thời gian gửi, nhận qua đường công văn chậm (ít nhất là 1-2 ngày).
Thêm vào đó, việc phối hợp xử lý trong nội bộ từng Bộ, dẫn đến thời gian trả lời Phiếu lấy ý kiến của Thành viên Chính phủ có lúc chậm so với quy định 5-7 ngày.
Hơn nữa với phương thức xử lý công việc trên giấy như hiện nay, khi Thành viên Chính phủ đi công tác, vắng mặt tại cơ quan thì không thể xử lý được.
Giảm 30% thời gian các phiên họp Chính phủ
Trước thực trang trên và việc điện tử hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Văn phòng Chính phủ đã tổ chức khảo sát, học tập kinh nghiệm về quản trị hành chính công và xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số tại các quốc gia thành công, có thứ hạng cao trong bảng xếp hạng về Chính phủ điện tử của Liên Hợp quốc như Malayisa, Estonia, Pháp, Hàn Quốc.
Sau đợt khảo sát, Văn phòng Chính phủ đã báo cáo Thủ tướng về việc triển khai và các bài học kinh nghiệm của các nước để áp dụng theo thực tế tại Việt Nam.
Đồng thời, khẩn trương xây dựng Đề án e-Cabinnet phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ và Thủ tướng.
“Mục tiêu là đến hết năm 2019 sẽ giảm 30% thời gian các phiên họp Chính phủ, đồng thời giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong các phiên họp Chính phủ; sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp Chính phủ (trừ văn bản có độ mật)”- Bộ trưởng Mai Tiến Dũng cho biết.
Theo dự thảo đề án, các Thành viên Chính phủ cho ý kiến và biểu quyết trên môi trường điện tử có thực hiện ký số đối với các công việc thuộc thẩm quyền của Chính phủ, kể cả khi vắng mặt tại cơ quan hoặc vắng mặt tại phiên họp Chính phủ.
Đề án phấn đấu hết năm 2019, 100% các nội dung xin ý kiến thành viên Chính phủ được xử lý trên môi trường mạng (trừ nội dung bí mật nhà nước)…
Đề án khi được triển khai trong thực tế cũng làm tiền đề để kết nối liên thông và phát triển các hệ thống thông tin khác hướng tới một Chính phủ không giấy tờ , công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới nền kinh tế số, xã hội số.
Cho ý kiến về dự thảo Đề án, đa số các đại biểu là các chuyên gia, các nhà khoa học đến từ các Bộ, ngành, tập đoàn công nghệ thông tin đều cho rằng, e-Cabinet là đề án có tính hiện thực cao, có ý nghĩa lớn và cần sớm triển khai sớm bởi đây là bước đầu tiên quyết trong triển khai xây dựng Chính phủ điện tử .
Các chuyên gia cũng đánh giá cao việc Văn phòng Chính phủ đang quyết tâm đi đầu thực hiện văn phòng không giấy tờ để lan tỏa đến các Bộ, ngành, địa phương.
Khi được hỏi đến về tính khả thi của Đề án này, Bộ trưởng Mai Tiến Dũng cho biết, xây dựng Chính phủ điện tử là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính nhằm hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ về việc xây dựng Chính phủ kiến tạo, phát triển, liêm chính, hành động quyết liệt, phục vụ nhân dân.
"Đi sau nhưng phải đi nhanh, phải nhìn tổng thể, bắt đầu từ cái nhỏ nhất và kết quả phải mang tính bền vững thì họp Chính phủ không giấy tờ đang là giấc mơ, một ngày không xa sẽ trở thành hiện thực”- ông Dũng nhấn mạnh.