Khi cấp trên giao cho bạn khối lượng công việc nhiều hơn khả năng xử lý của bạn, cách bạn giao tiếp có thể tác động lớn đến sự nghiệp.
Đó là điều tôi đã học được khi tương tác với các nhà quản lý của mình. Các nhà lãnh đạo thường giao rất nhiều việc cho cấp dưới một cách vô tình.
Và có một cách tuyệt vời để họ nhận ra điều đó trong vui vẻ:
1. Tự hỏi bản thân liệu khối lượng công việc đó có phù hợp với vai trò của bạn hay không, hoặc nó có ý nghĩa thế nào khi bạn phải làm việc vượt qua mức thông thường.
Nếu câu trả lời là có thì bạn phải xử lý vấn đề này và giải quyết cả công việc thông thường.
Nếu không thể xử lý những gì đúng với vai trò của bạn thì những nhiệm vụ mới sẽ khiến bạn trở nên quá tải.
2. Hãy nói với sếp rằng: "Tôi biết nhiệm vụ này rất quan trọng và tôi chắc chắn có thể ưu tiên nó". Đây là một bước quan trọng để lấy được sự đồng cảm của sếp.
Hãy đặt mình vào vị trí của người quản lý và hiểu rằng, họ thường có nhiều việc phải hoàn thành hơn khả năng thực tế - cũng giống như bạn.
Các nhà quản lý hiệu quả thành công bằng cách ưu tiên những điều thực sự quan trọng và họ sẽ hài lòng hơn nếu nhân viên của cũng làm được điều tương tự.
Khi bắt đầu với bước này, hãy nói cho cấp trên của bạn biết rằng bạn đã lắng nghe và bạn hiểu rằng những gì được hỏi là quan trọng và bạn có chung mục tiêu với họ. Khi đó, họ chắc chắn sẽ lắng nghe những gì bạn nói tiếp theo.
3. Sau đó, hãy đưa ra những việc bạn ưu tiên trong tuần này. Đó là cách để bạn nhắc nhở sếp về những điều quan trọng khác mà họ đã yêu cầu.
Hãy chắc chắn rằng những điều bạn đưa ra có thời hạn trùng với nhiệm vụ mới. Nếu sếp giao nhiệm vụ mới trong vòng 1 tuần, hãy trình bày danh sách việc ưu tiên phải hoàn thành trong tuần đó.
Người quản lý thường quên mọi thứ bạn đang làm, đặc biệt là khi họ phải chịu trách nhiệm quản lý nhiều người. Vì thế hãy khéo léo nhắc nhở họ về những gì bạn đang phải làm.
4. Cuối cùng, hãy nói rằng: "Để hoàn thành nhiệm vụ mới này vào tuần tới, tôi có thể đẩy lùi thời hạn các nhiệm vụ khác lại".
Hiện giờ, cấp trên của bạn đã có bức tranh đầy đủ về những gì bạn đang làm, bạn có thể bắt đầu đàm phán.
Giữ giọng điệu tích cực và đề xuất một giải pháp như lùi thời hạn hoàn thành của nhiệm vụ ít quan trọng nhất trong số những việc bạn phải làm.
ĐIều đó sẽ khiến cấp trên có nhiều khả năng đồng ý với giải pháp của bạn hơn.
Khi bạn thực hiện các bước này, người quản lý giỏi thường sẽ nhận ra rằng họ đã yêu cầu quá nhiều nhiệm vụ và chấp nhận giải pháp bạn đưa ra. Nó sẽ cung cấp cho họ đủ thông tin để ưu tiên những nhiệm vụ họ muốn.
Điều này giúp cấp trên của bạn cảm thấy được lắng nghe và góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp khi cùng làm việc trong nhóm.
* Chia sẻ của John Heggestuen - Phó chủ tịch nghiên cứu về Business Insider Intelligence, dịch vụ nghiên cứu thị trường cao cấp của Business Insider về chuyển đổi kỹ thuật số.
Ông quản lý một nhóm gồm hơn 20 nhà phân tích và biên tập viên ở New York và London.