Chỉ cần nhận khoảng 150 email một ngày là hộp thư của bạn có thể trở nên quá tải. Bạn sẽ phát điên lên vì không biết phải xử lý thế nào với đống email, hãy xem cách mà các CEO hàng đầu thế giới xử lý email dưới đây!
Tim Cook – CEO Apple: Đọc hết 700 email mỗi ngày
Cook thức dậy từ 3:45 sáng và bắt đầu một ngày mới với các email. Trong một buổi phỏng vấn với tạp chí ABC, Cook cho biết ông nhận được khoảng 700 – 800 email mỗi ngày, và "hầu như tôi đọc hết chúng hàng ngày. Tôi là một người tham công tiếc việc.”
Jeff Bezos - CEO Amazon: Forward email cho người phụ trách kèm theo một ký tự
Khách hàng của Amazon có thể dễ dàng gửi email phàn nàn tới Jeff Bezos, và khi nhận được email phàn nàn về những công việc liên quan đến Amazon, Jeff thường forward tới người phụ trách chính kèm theo một ký tự hỏi chấm “?”
Khi nhân viên của Amazon nhận được email của Bezos với dấu hỏi chấm, họ sẽ phản ứng như đang có một quả bom hẹn giờ.
Họ sẽ chỉ có một vài giờ để xử lý bất cứ vấn đề nào mà CEO đã cảnh báo, chuẩn bị một câu trả lời đầy đủ để giải thích nguyên nhân của vấn đề, và sẽ được các quản lý cấp cao hơn kiểm tra trước khi trả lời cho CEO Jeff Bezos.
Jeff Weiner - CEO LinkedIn: Gửi đi ít email thì sẽ không phải nhận lại nhiều email
Theo Jeff Weiner, quy tắc vàng cho việc quản lý email là nếu bạn muốn nhận được ít email thì cũng gửi ít email đi.
Jeff chia sẻ trong một bài viết trên LinkedIn rằng anh nhận ra quy tắc này ở công ty trước đó, khi có 2 người nhân viên hay gửi email cho anh rời khỏi công ty, thì hộp thư của Jeff cũng giảm gần 30%.
“Hóa ra không phải chỉ có những email mà 2 người đó gửi đi chiếm đầy hoạt động của hộp thư, mà nó bao gồm cả những câu trả lời của tôi, câu trả lời của những người khác, và câu trả lời của những người khác nữa được copy vào…
Khi nhận ra quy tắc này, tôi quyết định thử nghiệm nguyên tắc mới mà không viết email chỉ khi nào thực sự cần thiết. Kết quả là hộp thư của tôi ít email đi nhiều và có thể dễ dàng điều hướng hơn” – Jeff cho biết.
Katia Beauchamp - Đồng sáng lập Birchbox: Yêu cầu nhân viên ghi rõ hạn trả lời email
CEO của dịch vụ bán mẫu dùng thử mỹ phẩm theo thuê bao chia sẻ trên trang Lifehacker rằng một trong những bí quyết hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian là yêu cầu mọi người nêu rõ thời hạn trả lời trong tất cả các email.
“Quy định này khiến cho việc phân loại ưu tiên trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết” – Beauchamp chia sẻ.
Tony Hsieh - CEO Zappos: Đào tạo một đội ngũ nhân viên email ninja
Trong một chia sẻ trên Quora, Michael Chen, một người đã từng gặp Hsieh, cho biết CEO của Zappos nói anh ấy có một đội ngũ khoảng 4-5 nhân viên làm việc toàn thời gian để xử lý các email. Điều thú vị là tên chức vụ chính thức của họ: Email Ninja.
Bill Gates – Cựu CEO Microsoft: Tôi may mắn vì nhận được ít email!
Trong một lần trả lời phỏng vấn với hãng Today năm 2013, Bill Gates cho biết ông chỉ nhận được khoảng 40 - 50 email một ngày.
“Tôi xử lý một ít trong số đó, và quay lại với những email còn lại vào buổi tối. Nếu như phải trì hoãn một email nào đó, tôi sẽ quay lại sau” – Cựu CEO Microsoft chia sẻ.
Arianna Huffington - Đồng sáng lập tờ Huffington Post: Nguyên tắc “3 không” với email
Đồng sáng lập tờ Huffington Post luôn có 3 nguyên tắc khi làm việc với email:
1. Không kiểm tra email trước khi đi ngủ nửa tiếng
2. Không vội vã kiểm tra email ngay khi thức dậy
3. Không kiểm tra email khi ở bên con cái
Trong cuốn sách “Thrive” của mình, Arianna viết: “Lần cuối cùng mẹ tôi nổi cáu với tôi trước khi bà ấy mất là thấy tôi vừa đọc email vừa nói chuyện với các con của tôi.
Kết nối một cách hời hợt với cả thế giới cũng sẽ cản trở chúng ta kết nối một cách sâu sắc với những người thân thiết, kể cả bản thân chúng ta”.
Chad Dickerson - CEO Etsy: Xây dựng một hệ thống riêng để ghi nhớ các liên lạc
CEO của trang thương mại điện tử Etsy chia sẻ với tạp chí Fast Company rằng bạn cần một hệ thống cho tất cả mọi thứ, bất kể nó là gì.
Ví dụ, khi ông gặp một người mới và thêm thông tin liên lạc của họ, ông sẽ ghi chú lại về hoàn cảnh gặp họ khi nào và đã trao đổi về điều gì. Với cách này, mỗi khi gửi email cho một ai đó, Dickerson có thể gợi nhớ về lần gặp gỡ trước khi trao đổi về điều khác.
Ryan Holmes - CEO Hootsuite: Xóa sạch email sau khi xong việc
Khi cảm thấy hộp thư của mình bị quá tải, Ryan sẽ “tuyên bố phá sản hộp thư” và xóa tất cả để bắt đầu lại từ đầu. CEO Hootsuite khuyên chỉ nên dùng cách này vài năm một lần, và những ai làm việc nên có một thông điệp cảnh báo trong chữ ký của email sau khi xóa những email chưa được đọc đến.
Eric Schmidt – Cựu giám đốc điều hành Google: Trả lời nhanh mọi email
Trong cuốn sách “How Google works” của mình, cựu CEO Google viết: “Hầu hết những người giỏi nhất và bận bịu nhất mà chúng ta biết đều phản ứng rất nhanh chóng với email của họ, không phải chỉ với một vài người, mà là với tất cả mọi người.”
Theo ông, kể cả với những câu trả lời đơn giản như “đã hiểu”, việc nhiệt tình trao đổi sẽ tạo ra một chu trình giao tiếp và một văn hóa tập trung vào giá trị.
Jonathan M.Tisch - Ủy viên ban quản trị Loews: Không bao giờ bắt đầu email bằng danh xưng “Tôi”
“Sếp nói với tôi rằng bất cứ khi nào viết một lá thư hay email, đừng bao giờ bắt đầu với từ “tôi”, bởi vì nó ngay lập tức gửi tới thông điệp rằng bạn quan trọng hơn so với những người bạn đang giao tiếp” – Tisch nói với tờ New York Times.
Ông cũng cho rằng khi bạn nghĩ làm thế nào để bắt đầu một câu mà không sử dụng từ “tôi” sẽ giúp bạn trở thành một người viết tốt hơn và cũng dạy cho bạn cách suy nghĩ thấu đáo một vấn đề.
Tim Armstrong – CEO AOL: Cố gắng không gửi nhiều email vào sáng sớm
Cựu giám đốc điều hành Google nói với The Guardian rằng ông không phải là một người “hay ngủ”.
Ông thức dậy vào lúc 5 hoặc 5:15 sáng mỗi ngày để đọc và sửa các trang web, hoặc đi dạo với cô con gái thứ 2 – một người cũng hay dậy sớm; nhưng ông nói rằng ông sẽ cố gắng để không gửi email cho đến 7 giờ.
Kara Goldin – CEO Hint Water: Dậy sớm để kiểm tra email
Goldin coi buổi sáng là một phần quan trọng trong ngày và dành nửa đêm về sáng để kiểm tra email và lịch trình của mình.
Goldin chia sẻ rằng bà thường kiểm tra hộp thư đến vào lúc 5:30 bởi vì nó sẽ giúp bà có kế hoạch rõ ràng về 12 tiếng tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào và khi đến văn phòng bà phải ưu tiên làm những việc gì.