Thời xưa, để truyền đạt thông tin, mệnh lệnh, người ta đã thiết lập một hệ thống vận chuyển công văn, giấy tờ với phương tiện chủ yếu sử dụng ngựa (ngoài ra còn dùng thuyền, chim bồ câu...). Do điều kiện hạn chế về sử liệu nên chúng ta khó có thể tường tận được việc tổ chức, hoạt động của công tác văn thư từ thời Đinh – Tiền Lê trở về trước.
Tuy nhiên không phải vì thế mà cho rằng giai đoạn đó không có việc truyền đạt thông tin, mệnh lệnh, bởi trong cuộc đấu tranh chống ngoại xâm và giành độc lập, công tác thông tin cực kỳ quan trọng.
Như vào thời Hai Bà Trưng, trong đội ngũ tướng lĩnh có Nàng Nội được cử giữ chức Nội các Văn thư Trường quan, đây có lẽ là vị tướng đầu tiên đảm nhận việc chuyển đạt, xử lý các văn bản, hiệu lệnh qua hệ thống đưa tin gọi là trạm.
Đến đời Lý, hệ thống đưa chuyển tin tức, văn bản đã hình thành rõ nét và quy củ hơn với sự kiện vào năm Qúy Mùi (1043) vua Lý Thái Tông chia các đường cái quan thành từng cung đoạn, đặt trạm để chạy công văn; nơi giao nhận giữa các cung đoạn gọi là nhà trạm (dịch trạm).
Người phu trạm (Tranh minh họa)
Kể từ đó, qua các triều Trần, Hồ, Lê sơ, Mạc, Lê Trung Hưng, tổ chức trạm ngày càng phát triển. Theo thống kê chưa đầy đủ từ sách sử, đến cuối thế kỷ XVII đã có tới 54 cung trạm được thiết lập tại các tuyến giao thông huyết mạch của đất nước (gọi là đường thiên lý).
Ngay tại kinh đô Thăng Long cũng có một số trạm mà dấu vết của nó đến nay còn lưu giữ qua tên gọi địa danh, như phố Hà Trung, Ngõ Trạm (gần khu vực chợ Hàng Da, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội ngày nay).
Mỗi thời kỳ, có sự sắp xếp tổ chức khác nhau, nhưng thông thường tại các đường cái quan, triều đình chia làm từng cung đoạn để đặt trạm chuyển công văn.
Nếu khoảng cách các trạm cách không xa nhau, có thể dùng người chạy đưa công văn, đó là những phu trạm khỏe mạnh, chạy bộ giỏi; nếu xa hơn thì dùng ngựa, ở những đoạn đường ngăn cách bởi sông, hồ thì dùng thuyền.
Đến thời Nguyễn, nhu cầu thông tin liên lạc ngày càng lớn, triều đình đặt ra hai loại trạm là lực trạm (đường bộ) và thủy trạm (đường thủy), ở giai đoạn đầu của triều đại này, đã có 158 cung trạm.
Phu trạm là những người có nhiệm vụ chủ yếu là đưa công văn giấy tờ, hộ tống quan lại đi công cán và đi sứ nước ngoài, họ được gọi là phố binh hoặc lính trạm.
Trong quyển thứ XI thuộc mục Bưu dịch của bộ Hoàng Việt luật lệ (tức bộ Luật Gia Long) - là bộ luật đầu tiên và quan trọng nhất của vương triều Nguyễn được biên soạn và ban hành dưới triều vua Gia Long. có một số điều quy định liên quan đến dịch trạm, đưa chuyển công văn, phu trạm…
Lính phu trạm chạy ngựa qua một khu dân cư (Tranh minh họa)
Thí dụ quy định về người đưa chuyển công văn như sau: "Người chuyển quản việc đưa phát công văn gọi là phố binh, nơi tổng quản phố binh đưa phát công văn gọi là phố ty, đặt ra phố (trạm) đưa phát là để nhanh chóng hoàn thành công vụ.
Phàm công văn đến phố (trạm) không cần hỏi số công văn nhiều hay ít, phố ty phải lập tức đăng ký vào sổ và phái phố binh đưa chuyển, không được đợi công văn đến sau để phát chuyển luôn một thể".
Khi thi hành nhiệm vụ, phu trạm cổ đeo hỏa bài gỗ sơn trắng, viền đỏ, có khắc chữ sơn đen: "Mỗ huyện hỏa bài", buộc trên người một chiếc nhạc đồng, kèm theo một lá cờ nhỏ có giá trị ưu tiên nhường đường.
Ngực hoặc vai đeo các ống tre, ống gỗ có khắc số hiệu được niêm phong, trong có chứa công văn, giấy tờ quan trọng.
Vì làm nhiệm vụ đưa tin tức, cần kíp, nhanh chóng nên trong Hoàng Việt luật lệ có quy định, phu trạm "một ngày phải đi được 300 dặm, một khắc phải đi được 3 dặm. Nếu phố ty đã giao công văn để phát chuyển mà dọc đường chậm trễ hoặc dừng lại thì là tội của phố binh, tính khắc để trị tội.
Chậm 1 khắc phạt đánh 20 roi, đến 12 khắc trở lên chỉ phạt đến 50 roi. Nếu công văn đến, phố (trạm) đợi công văn sau để chuyển một thể, không lập tức giao cho phố binh thì tội chậm trễ là do phố ty, bị phạt đánh 20 roi".
Phu trạm khi làm nhiệm vụ có quyền ưu tiên rất cao, mọi người phải tránh đường, nếu chẳng may có ai không tránh kịp bị ngựa trạm dẫm chết, phu trạm cũng không bị tội; khi đến bến sông dù đò đã rời bến cũng phải quay trở lại đón…
Năm Mậu Tý (1828) đời vua Minh Mạng đặt lệ rằng: "Phàm những việc công khẩn cấp thì dùng ngựa để phi đi và cấp đồng loạt các trạm từ Bắc tới Nam mỗi trạm có tới 3 ngựa công".
Khi chuyển đệ văn thư bằng ngựa, lính trạm tùy theo mức độ tối khẩn hay thứ khẩn được phát thêm một trong hai lá cờ thêu nhỏ.
Một lá thêu chữ đen "Mã thương phi đệ" - phi ngựa nhanh như bay, trên nền đỏ mà chuyển văn thư; hoặc một lá cờ thêu chữ đen trên nền màu lam dòng chữ "Mã trì phi đệ" – ruổi ngựa mà chuyển văn thư.
Nếu là chuyển tin tức quân sự, lính trạm còn phải quấn thêm vào lá cờ một sợi dây khâu những lông cánh gà trống dài và đẹp hoặc lông chim công biểu thị cho tính khẩn cấp, chính vì thế dân gian mới có câu "chạy như cờ lông công" mỗi khi ám chỉ ai đó phải chạy đôn chạy đáo, gấp gáp, vội vã.
Tài liệu tham khảo:
1. Đại Việt sử ký toàn thư (Các sử thần triều Lê) – NXB Văn hóa thông tin, 2006.
2. Một số văn bản điển chế và pháp luật Việt Nam (Nguyễn Ngọc Nhuận chủ biên) – NXB Khoa học xã hội, 2006
3. Tạp chí Người sưu tập tem Hải Hưng số 3 (8/1995)