Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù to hay nhỏ cũng đều có các chỉ báo tình hình kinh doanh chính. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà lãnh đạo theo dõi hiệu quả của các chiến lược kinh doanh theo từng tuần, tháng, quý, năm để đưa ra những quyết định phù hợp.
Doanh số bán hàng (Sales): Dữ liệu về doanh số bán hàng là chỉ báo đầu tiên của xu hướng kinh doanh. Cho dù đang tăng, giảm hay không đổi chúng vẫn cung cấp một dấu hiệu rõ ràng về chiều hướng phát triển của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ tiêu này cần phải được xem xét đánh giá cùng với kết quả lãi ròng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ quá tập trung vào những số liệu ở phía trên của bảng kết quả kinh doanh (KQKD) và lầm tưởng cho rằng doanh số bán hàng vẫn phát triển mặc dù biên lợi nhuận giảm.
Dự báo dòng tiền (Cash flow forecasts): Chỉ số dòng tiền dự kiến nên được tính toán hàng tuần hoặc hàng tháng; càng thường xuyên càng tốt, đặc biệt là trong giai đoạn công ty đang phát triển đột biến.
Việc này sẽ được tiến hành như sau: Tiền trong ngân hàng, cộng với số tiền dự kiến thu vào trong bốn tuần tới, trừ đi số tiền dự kiến chi ra trong bốn tuần tới.
Con số này sẽ tiết lộ bất cứ sự thiếu hụt tiền mặt nào trong vòng bốn tuần và khả năng chi trả các hóa đơn của bạn vào cuối tháng này.
Kỳ thu tiền bình quân (Debtor days outstanding): Đây là số ngày trung bình mà khách hàng thanh toán tiền hóa đơn của bạn. Chỉ số này được tính như sau:
Chỉ số này nếu giảm thì là một dấu hiệu tích cực, còn nếu tăng sẽ là có vấn đề vì nó sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng công ty không thoát được các khoản nợ hiện tại.
Kỳ trả tiền bình quân (Creditor days outstanding): Đây là số ngày trung bình mà bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp của mình. Công thức tính chỉ số này là:
Chỉ số này cần được giám sát cùng với kỳ thu tiền bình quân, và trong trường hợp lý tưởng nhất, bạn sẽ muốn có kỳ trả tiền bình quân của mình bằng hoặc cao hơn kỳ thu tiền bình quân.
Nếu ngược lại, bạn sẽ cần phải cải thiện việc thu tiền từ khách hàng của mình, giảm bớt các điều khoản cho khách nợ tiền hàng hoặc thương lượng điều khoản thanh toán có lợi hơn với các nhà cung cấp, để tránh các vấn đề về dòng tiền.
Đây là một trong những cú vấp có thể làm tê liệt một công ty nhỏ.
Số ngày tồn kho bình quân (Inventory days/ stock turnover): Đây là số ngày trung bình mà hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua về được giữ ở trong kho trước khi bán ra. Công thức tính chỉ số này:
Chỉ số này càng thấp thì càng tốt cho dòng tiền của doanh nghiệp, nó cho phép bạn phát triển doanh nghiệp và mở rộng nguồn khách hàng mà không cần gây sức ép mạnh mẽ lên các nguồn lực của mình.
Những món hàng tồn kho “bám bụi” chỉ tiêu tốn chi phí chứ không đem lại lợi nhuận gì, có lẽ đã trở nên cũ và lỗi thời hoặc đã được đặt vượt quá nhu cầu của thị trường.
Bạn cần phải theo dõi một cách cẩn thận xem món hàng nào đang được bán ra và món hàng nào vẫn còn nằm im trong kho, và quan trọng nhất là phải hiểu được lý do tại sao. Hãy tiếp cận với khách hàng của bạn và gặp đội ngũ bán hàng thường xuyên để phân tích và thảo luận về bất kỳ hàng tồn kho nào đó đang bị mắc kẹt trong kho của doanh nghiệp.
Hệ số biên lợi nhuận gộp tính theo phần trăm doanh thu (Gross profit margin as a percentage of sales): Hệ số này cho biết tỷ lệ giữa giá mà khách hàng trả cho doanh nghiệp so với giá mà doanh nghiệp trả cho các nhà cung cấp.
Sự tăng hệ số này nhìn chung là một tín hiệu rất tốt, nhưng một con số không đổi hoặc giảm là một sự cảnh báo rằng đang tồn tại những sai sót trong mô hình kinh doanh của bạn, hoặc các chi phí là quá cao hay giá bán quá thấp.
Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo phần trăm doanh thu (Profit before income tax as a percentage of sales): Trường hợp lý tưởng nhất là chỉ số này tăng, mặc dù việc đi ngang cũng có thể chấp nhận được trong một khoảng thời gian.
Mặt khác, một sự giảm đi trong chỉ số này có thể là một dấu hiệu cảnh báo về những tổn thất tiềm tàng trong tương lại.