Năm 2019 đã gần kề, và bạn biết điều đó có nghĩa là gì? Năm mới là thời điểm thích hợp để làm mới bản thân và chuẩn bị các kế hoạch mới.
Hầu hết chúng ta đều muốn khỏe mạnh hơn, đạt được thành công hoặc ít nhất là cải thiện cuộc sống của chúng ta dù chỉ một chút.
Có lẽ bạn đang ấp ủ thật nhiều dự định: đến phòng tập thể dục ba lần một tuần, học một ngôn ngữ mới và thậm chí đi du lịch thế giới...
Nhưng câu hỏi là, làm thế nào để bạn làm được những điều đó? Các chuyên gia thường đưa ra lời khuyên rằng việc đạt được một mục tiêu liên quan nhiều đến hoạt động quản lý thời gian.
Mọi người đều có thể hoàn thành công việc đúng hạn mà không bị căng thẳng chỉ cần họ có một kế hoạch hợp lí.
Một nghiên cứu khoa học năm cho biết con người dành 40% thời gian để thực hiện các nhiệm vụ theo thói quen.
Do đó chìa khóa để tạo ra hiệu quả công việc tốt hơn là nuôi dưỡng những thói quen mà bản thân cảm thấy phù hợp.
Có một bài báo nói rằng những người thành công thức dậy lúc 4 giờ sáng. Nhưng liệu thói quen đó có đúng cho tất cả mọi người?
Mỗi người chúng ta đều có một lối sống khác nhau với những nhiệm vụ khác nhau phải hoàn thành. Vì thế bạn không cần phải xây dựng lịch trình của mình dựa trên lối sống của người khác.
Nếu bạn ghét thức dậy quá sớm vào buổi sáng, thì điều đó cũng hết sức bình thường.
Không ai có thể đánh giá không tốt về bạn chỉ vì bạn thức dậy như một bao người bình thường. Chắc chắn sẽ rất tuyệt khi học được một vài điều từ những người thành công như Elon Musk hay Steve Jobs.
Nhưng bạn không phải là CEO của một thương hiệu toàn cầu nên bạn chỉ cần làm những gì phù hợp với bản thân tại thời điểm hiện tại.
Vì vậy, câu hỏi tiếp theo là, làm thế nào bạn có thể tận dụng thói quen của mình để tăng năng suất? Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn:
1. Xác định công việc hàng ngày của bạn
Bước đầu tiên trong việc tạo thói quen hàng ngày là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ của bạn.
Liệt kê tất cả các việc cần làm của bạn trên một tờ giấy sẽ cho bạn một cái nhìn tổng thể rõ hơn về các hoạt động, công việc hay bài tập bạn phải hoàn thành.
Bước tiếp theo là nhóm các nhiệm vụ theo từng thể loại.
Bạn có thể liệt kê chúng theo ngày hoặc theo chủ đề. Bạn có thể liệt kê tất các nhiệm vụ của mình trong vòng một ngày hoặc nhóm các công việc liên quan đến nhau thành một nhiệm vụ lớn.
Sau khi bạn phân nhóm các nhiệm vụ theo danh mục, bạn có thể quyết định lịch trình chi tiết hơn. Hãy hoàn thiện kế hoạch bằng cách thêm khung thời gian, nội dung chi tiết và kế hoạch thực hiện.
Trong bước này, bạn sẽ nhận ra có những nhiệm vụ không liên quan đến nhau nhưng vẫn có thể được nhóm lại cùng một nhóm.
Ví dụ, nếu địa chỉ bạn tập yoga ở gần cửa hàng tạp hóa bạn hay mua đồ thì bạn hoàn toàn có thể đến lớp tập cửa hàng tạp hóa vào cùng một ngày để tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Tạo ra khung thời gian và các deadline
Deadline nhìn chung có vẻ không phải là một ý tưởng tốt cho những người dễ bị căng thẳng với thời hạn.
Nhưng trái với niềm tin phổ biến, việc tạo ra thời hạn nhất định không chỉ đơn thuần là sự đếm ngược thời gian. Nó giúp bạn phân bổ thời gian có sẵn cho các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành.
Vì cuộc sống hiện đại ngày nay luôn đầy ắp những hoạt động, nên thật dễ dàng để nói rằng chúng ta không có đủ thời gian cho mọi thứ mình muốn làm.
Nhưng thực tế là, sẽ luôn có đủ thời gian nếu bạn biết sử dụng nó một cách khôn ngoan.
Khi bạn có một nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành, hãy ưu tiên nó. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải bỏ qua các nhiệm vụ khác.
Bạn cần học cách phân chia lịch trình của mình một cách cân đối để hoàn thành mọi thứ thứ trong cuộc sống.
3. Luôn tạo ra sự linh hoạt trong lịch trình làm việc
Thông thường, chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác.
Tuy nhiên, đây chỉ là những con số trên lý thuyết. Trên thực tế, không phải điều gì cũng chính xác tuyệt đối như thế.
Vì vậy, hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến.
Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực.
Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, bạn sẽ dễ dàng nhận ra họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc.
Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.
Bạn có thể cảm thấy lãng phí khi dành thời gian cho những điều thậm chí không bao giờ xảy ra.
Nhưng ngay cả khi không có gì bất ngờ xảy ra trong ngày, một lịch trình có sự linh hoạt về thời gian sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho những trường hợp bất khả kháng.