Công sở có thể không phải là nơi đông đúc nhất, nhưng chắc chắn là nơi tồn tại nhiều kiểu người nhất. Do có rất nhiều kiểu người tề tựu để cùng nhau làm việc; do đó, đây là một môi trường vô cùng đa dạng, phức tạp và cũng lắm thị phi.
Như một hệ quả, giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng nơi công sở và đòi hỏi những cá nhân làm việc trong môi trường này phải không ngừng trau dồi và rèn luyện.
Bởi lẽ, vì tồn tại rất nhiều thành phần, "ngồi" ở những vị trí khác nhau, nên mỗi kiểu người tương ứng ấy đòi hỏi phải có một phương cách nói chuyện, trao đổi hoàn toàn khác nhau.
Dưới đây là 4 kiểu giao tiếp mà chị em sẽ có nhiều cơ hội được gặp ở chốn công sở, hiểu rõ và áp dụng đúng sẽ giúp chúng ta thuận lợi hơn trong giao tiếp với đồng nghiệp, sự nghiệp cũng từ đó mà hanh thông, bớt chướng ngại.
1. Kiểu người giao tiếp "dạng phân tích"
Ở nơi công sở đông đúc, có một dạng người luôn nói chuyện theo phương cách phân tích, tức là "nói có sách, mách có chứng". Dạng này rất hay dùng số liệu, dẫn chứng cũng như sự kiện cụ thể để chứng minh cho vấn đề mình đang cần đề cập hay để giải thích cho đồng nghiệp một câu chuyện gì đó.
Đối với những đồng nghiệp thuộc dạng này, để dễ dàng thuyết phục, khi nói chuyện với họ về một chủ đề gì đó, chị em nên chuẩn bị trước bằng cách tìm kiếm thông tin, tổng hợp số liệu và dẫn chứng.
2. Kiểu người thích giao tiếp cá nhân
Kiểu người này mong muốn các mối quan hệ sẽ được xây dựng dựa trên sự ủng hộ, chia sẻ, không kiểu cách và không xung đột. Do đó, họ thường thích những cuộc trò chuyện ngắn với những từ ngữ miêu tả chính xác trạng thái cảm xúc tại thời điểm nói (như tức giận, buồn bã, vui mừng…). Họ cũng thích đặt câu hỏi về người khác, ví như "Có ai liên quan không?".
Sẽ là một thách thức vô cùng lớn khi chị em buộc phải trao đổi các vấn đề liên quan đến kỹ thuật hoặc chuyên môn với kiểu người này, bởi sẽ là rất khó. Tuy nhiên, phàm việc gì khó làm nhiều làm quen cũng thành dễ. Vì vậy, chị em cứ cố gắng thực hành trao đổi để cải thiện cung cách giao tiếp với họ.
3. Kiểu người giao tiếp trực quan
Kiểu người này không thích vòng vo mà muốn đi thẳng, đánh trực diện vào các vấn đề mà đồng nghiệp đang đề cập. Đặc trưng của kiểu người giao tiếp trực quan là xuất hiện đột ngột, đưa ra ý kiến hoặc nhận định một cách chớp nhoáng và hay thúc ép về mặt thời gian.
Đối với dạng người như này, chị em nên đưa ra các khuyến nghị mang tính chất công nghệ để thu hút sự chú ý của họ trước khi đi vào phân tích và làm rõ để họ bình tĩnh lắng nghe thông điệp mà chúng ta muốn truyền tải.
4. Kiểu người giao tiếp thực tế
Những người này thích đặt ra câu hỏi từ A đến Z để làm rõ vấn đề. Họ sẽ thường xuyên hỏi "Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo nếu chúng ta làm theo hướng đó?" và điều này buộc chị em phải biết cách sắp xếp thông tin một cách khoa học, hợp lý cũng như có phương án dự phòng.
Kiểu người này rất thích thú khi những câu hỏi mà họ đưa ra được chúng ta hồi đáp một cách nhanh gọn nhưng cũng rất chính xác.
Còn đặt trường hợp, chị em vẫn chưa nắm bắt được phong cách giao tiếp của những đồng nghiệp quanh mình thì không sao, chúng ta vẫn có cách để có thể "bắt mạch" được họ. Mở đầu, chị em có thể hỏi "Hôm nay tôi giúp gì được anh/chị?" hoặc "Điều gì có giá trị lớn nhất với anh/chị?", "Anh/chị muốn nghe điều gì nhất?".
Những câu trả lời của họ sẽ phần nào gợi mở cho chúng ta biết họ thuộc nhóm người nào. Bên cạnh đó, khi nói chuyện đừng đặt ra những câu dạng rủi ro hay có nhắc đến những từ tiêu cực như "vấn đề", "bất trắc"… Thay vào đó, hãy sử dụng những câu hỏi mở hoặc làm chúng "nhẹ nhàng" hơn.
Nắm bắt được phong cách giao tiếp của từng người là cách giúp chúng ta thiết lập mối quan hệ công sở bền vững và giành được lòng tin của đồng nghiệp. Vì thế, đừng coi thường nó và chỉ biết huyên thuyên theo kiểu của mình mà không quan tâm đến người khác.