Kết luận thanh tra cho thấy, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ nhưng không tổ chức thảo luận rộng rãi, dân chủ; không gửi dự thảo quy chế cho cơ quan quản lý cấp trên để lấy ý kiến là thực hiện chưa đúng theo các thông tư của Bộ Tài chính.
Hằng năm, giám đốc trung tâm không xây dựng kế hoạch tự kiểm tra tài chính, kế toán trong đơn vị mình theo các nội dung quy định về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.
Đối với quỹ đời sống , tổng số tiền trung tâm đã lập và sử dụng quỹ này là hơn 4 tỷ đồng. Trong đó, về hình thành từ nguồn thu hoa hồng để lại hơn 455 triệu đồng, trung tâm không nhập quỹ cơ quan mà thành lập quỹ đời sống, không đưa vào hệ thống sổ sách kế toán để theo dõi, quản lý, không lập chứng từ thu, chi,…Hành vi trên có dấu hiệu phạm tội “lập quỹ trái phép” được quy định tại Bộ luật Hình sự.
Về khoản tiền cá nhân nộp lại từ tiền công chỉnh lý tài liệu hơn 3,6 tỷ đồng (đây là khoản tiền đóng góp của viên chức trung tâm), giám đốc trung tâm không thông qua Ban Giám đốc và tập thể viên chức là việc làm không công khai, minh bạch. Việc làm của giám đốc tạo sự hoài nghi, phát sinh đơn yêu cầu, kiến nghị của viên chức.
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau.
Bên cạnh đó, Thanh tra tỉnh cũng cho rằng, qua xác minh, có 1/7 tập thể không thừa nhận có nhận số tiền 8 triệu đồng, có 52/58 cá nhân không thừa nhận đã nhận số tiền hơn 370 triệu đồng.
“Điều này cho thấy, các khoản chi nêu trên không có căn cứ xác định là có thật toàn bộ; hiện nay khoản tiền trên không còn tồn quỹ tiền mặt và không thể hiện trên số dư tài khoản tiền gửi. Hành vi trên có dấu hiệu phạm tội " tham ô tài sản " được quy định tại Bộ luật Hình sự”, kết luận nêu rõ.
Từ đó, Chánh Thanh tra tỉnh ban hành quyết định thu hồi, nộp vào tài khoản tạm giữ, chờ xử lý của Thanh tra tỉnh số tiền hơn 4 tỷ đồng bao gồm các sai phạm như: Không điều chỉnh giảm kinh phí thường xuyên năm 2022, số tiền hơn 110 triệu đồng; vượt quy định do áp dụng sai công thức tính đơn giá tiền công chỉnh lý tài liệu số tiền hơn 3 tỷ đồng; thu thừa của 4 đơn vị số tiền hơn 586 triệu đồng; lập quỹ trái phép số tiền hơn 450 triệu đồng;…
Ngoài ra, Chánh Thanh tra tỉnh Cà Mau còn chuyển hồ sơ vụ việc sang cơ quan điều tra xử lý theo thẩm quyền đối với việc thành lập và sử dụng quỹ đời sống với số tiền 4 tỷ đồng.
Cụ thể, nguồn thu hoa hồng để lại hơn 455 triệu đồng thành lập quỹ đời sống có dấu hiệu tội phạm “lập quỹ trái phép”; khoản tiền cá nhân nộp lại từ tiền công chỉnh lý tài liệu 3,6 tỷ đồng.
Trong nguồn quỹ nêu trên, các khoản mà Giám đốc Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau báo cáo đã chi hỗ trợ cho các tập thể và cá nhân ngoài trung tâm với số tiền hơn 888 triệu đồng nhưng qua xác minh, phần lớn các tổ chức, cá nhân không thừa nhận.
Thanh tra tỉnh Cà Mau kết luận, hành vi này có dấu hiệu phạm tội "tham ô tài sản", được quy định tại điều 353 bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).