Bạn từng có cảm giác sợ hãi vào cuối chiều khi nhìn lại công việc đã hoàn thành và nghĩ thầm: “Sau mình chỉ làm xong mấy việc này, thời gian khác đã làm gì?”
Bạn luôn thất vọng vì mình không làm việc hiệu quả hơn nhưng mỗi ngày mọi chuyện chẳng hề thay đổi. Đôi lúc chúng ta đều nghĩ mình đã làm việc rất chăm chỉ, nhưng lại có quá ít công việc được hoàn thành.
Đến tận lúc nào bạn mới nhận ra: Có sự khác biệt lớn giữa việc bận rộn và làm việc hiệu quả. Bạn đã từng cắm mặt vào máy tính cả ngày nhưng chẳng hoàn thành được mấy việc?
Dưới đây là những lý do phổ biến nhất thường xuyên xảy ra với bạn:
1. Bạn ưu tiên quá nhiều thứ
Bạn chẳng phải là người lười nhác, ngược lại bạn đang ưu tiên quá nhiều thứ. Công việc, cuộc sống gia đình, bữa trưa, tập thể thao, hẹn hò, lướt mạng xã hội, đọc báo,... Nếu bạn cho rằng tất cả mọi việc kể trên đều có tầm quan trọng như nhau thì bạn sẽ bắt đầu với quá nhiều việc phải làm, nhưng hoàn thành được rất ít.
Giải pháp: Rút gọn danh sách ưu tiên
Từ “ưu tiên” mang ý nghĩa rằng bạn điều gì đó quan trọng hơn những thứ khác. Bạn không thể có 20 “điều ưu tiên". Việc chỉ có 3-4 hạng mục quan trọng trong danh sách sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều hơn. Bạn sẽ bắt đầu thấy rằng năng suất được đo bởi lượng công việc bạn thực sự làm ở một vài dự án chứ không phải công việc hời hợt bạn đá qua ở rất nhiều dự án.
2. Bạn cố gắng tham gia tất cả các cuộc họp
Có phải bạn luôn chậm trễ và phải thay đổi thời gian (thậm chí là hủy) họp vào những phút cuối? Có phải bạn cũng rất cố gắng mới tạm cân bằng chúng trong một khoảng thời gian eo hẹp? Bạn có từng đặt lịch 3 cuộc họp liên tiếp nhau mà khoảng cách thời gian giữa chúng chỉ có 5 phút?
Có lẽ chúng đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn. Mà kết quả là, bạn lãng phí quá nhiều thời gian quý giá mà lẽ ra nên dành để đưa dự án phát triển hơn nữa.
Giải pháp: Tập nói “Không” nhiều hơn
Đầu tiên bạn cần hiểu rằng, nói ‘không” không phải là điều tội tệ nhất. Trong thực tế nếu bạn hứa tham gia họp nhưng lại đến muộn 20 phút thì sẽ gây cho mọi người ấn tượng xấu hơn. Nếu bạn dành cả ngày tham gia hết buổi họp này đến buổi họp khác, rồi mất thời gian để xin lỗi và giải thích, bạn sẽ kết thúc một ngày với cảm giác mệt mỏi và thấy mình chẳng làm được gì cả.
Hãy trung thực với bản thân về các thời hạn, thời gian cầm thiết và các nội dung chi tiết để xác định những gì bạn nên dành thời gian để làm. Hãy học cách nói “có” một cách chiến lược chứ không phải nói “có” với tất cả mọi thứ.
3. Bạn liên tục mất tập trung vì Internet
Bạn đã kiểm tra email hay vào Facebook cách đây bao lâu? Trong thực tế, trung bình mỗi người có 5 tài khoản mạng xã hội và dành khoảng 2h/ngày cho những mạng này. Xét rằng thực tế hầu hết mọi người làm ngày 8h, có nghĩa rằng thời gian cho mạng xã hội đã chiếm đến 25% thời gian.
Giải pháp: Học cách tự kiểm soát (hoặc Cài đặt ứng dụng để hạn chế sử dụng)
Cách để bản thân không bị mất tập trung là tập tự kiểm soát. Nếu công việc không đòi hỏi bạn phải liên tục truy cập email, hãy thiết lập một thời gian nhất định để kiểm tra mail, tốt nhất là đừng nằm trong khung giờ vàng.
Ví dụ vào buổi chiều khi bạn đã mệt mỏi với công việc của mình. Bạn có thể dành 30 phút để trả lời những email không gấp đã bỏ qua trước đó, lướt news feed mạng xã hội hay đọc một số bài blog.
Tất nhiên, có đôi khi bạn chỉ muốn ngồi check mail, lướt Facebook và không làm gì cả. Tại thời điểm đó, hãy suy nghĩ về việc sử dụng hệ thống hạn chế truy cập vào một số trang web trong khoảng thời gian chỉ định trong ngày. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng, cả miễn phí cũng như mất phí có thể giúp bạn làm được điều này.
4. Bạn đang làm nhiều việc cùng lúc
Làm hết công việc này đến công việc khác, có một danh sách quá dài những công việc cần phải làm. Cố gắng hoàn thiện nhiều công việc tại một thời điểm khiến bạn có một cuộc sống bận rộn. Thật khó để hoàn thành công việc nếu bạn cứ cố làm hết tất cả mọi thứ cùng lúc. Khi có quá nhiều thứ diễn ra ở xung quanh, không có gì lạ nếu bạn cảm thấy như mình đang chìm nghỉm giữa núi việc.
Giải pháp: Thử chiến lược khác
Bạn có thể mất thêm vài phút làm việc nhưng tập trung một cách rõ ràng vào từng nhiệm vụ sẽ mang đến kết quả tốt hơn. Bất cứ khi nào bạn muốn chuyển sang làm tiếp việc khác, hãy tự hỏi bản thân: Liệu đây có phải ý tưởng hay không? Mình có cần phải nghỉ ngơi không? Có phải mình đang quá bị phân tâm bởi danh sách dài dặc những công việc cần phải làm?
5. Bạn kỳ vọng rằng cứ làm việc thì sẽ có năng suất
Làm việc và làm việc hiệu quả không hề đồng nghĩa. Nhiều người cho rằng, chỉ cần họ làm thì thật kỳ diệu, họ có động lực để hoàn thành mọi thứ.
Giải pháp: Tìm kiếm hệ thống phù hợp với bạn
Có nhiều cách để tổ chức công việc cần làm. Ngay cả các ứng dụng lên kế hoạch khác nhau cũng có mục đích khác nhau.
Để biết ứng dụng mới có hiệu quả không, bạn cần giữ bản ghi chép về khoảng thời gian nào trong ngày bạn làm việc tốt nhất, điều giúp bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau hay cảm xúc của bản thân khi rời văn phòng. Thời gian trôi qua, khi nhìn lại bạn sẽ nhận thấy điểm nào mình cần hoàn thiện hơn.
Bạn chỉ làm việc năng suất khi thực sự bỏ công sức vào đó. HLV bóng rổ John Wooden từng nói: Đừng nhầm lẫn hoạt động với thành tựu. Hãy dành trọn thời gian và nỗ lực để ứng dụng hiệu quả các mẹo và thủ thuật mà bạn biết để trở thành cá nhân hiệu quả hơn.