Nguyên nhân thì có nhiều, nhưng một trong những điều quan trọng là bạn không biết cách tối ưu hóa thời gian. Nếu đây là trường hợp bạn gặp phải thì hãy tham khảo 4 mẹo sử dụng thời gian hợp lý sau.
Xác định mục tiêu ưu tiên
Khi có mục tiêu, bạn sẽ biết cách phân bổ khoảng thời gian cũng như sự đầu tư phù hợp. Nhưng để tối ưu hóa thời gian thì bạn cần phải xác định mục tiêu ưu tiên. Thực tế, có những việc không mang lại giá trị cao nhưng lại tốn nhiều thời gian, có những việc không phải là ưu tiên nhưng vẫn tốn rất nhiều thời gian. Bởi vì bạn chưa biết sắp xếp mục tiêu của mình theo thứ tự ưu tiên.
Phân loại mục tiêu, bạn sẽ có mục tiêu khác nhau theo cấp độ, theo tính chất, sẽ có mục tiêu quan trọng nhất, mục tiêu cấp thiết nhất... Từ đó, bạn sẽ có sự đầu tư tâm trí, thời gian cho từng mục tiêu khác nhau và không mất thời gian cho những thứ không nằm trong mục tiêu. Đây là kỹ năng mà các nhà tuyển dụng việc làm ở Đà Nẵng , TPHCM hay Cần Thơ… đều mong muốn thấy được ở các ứng viên.
Sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả
Cách tốt nhất để sử dụng thời gian hợp lý là hãy ghi lại tất cả công việc cần làm trong ngày, trong tháng thậm chí xa hơn, sau đó sắp xếp chúng một cách khoa học.
Ở đây không đơn thuần là liệt kê danh sách việc phải làm, phân bổ thời gian hay chia đều thời gian mà là kỹ năng sắp xếp. Chẳng hạn như xử lý các công việc có mối liên hệ mật thiết với nhau. Thay vì mất thời gian để gặp gỡ các khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau, hãy đến thăm các khách hàng ở cùng trục đường bạn di chuyển.
Bạn hãy nhớ rằng, một trong những bí quyết của doanh nhân thành đạt, những người giàu có và thành công trên thế giới là họ luôn biết cách sử dụng 24 giờ mỗi ngày một cách tối đa nhất và làm được nhiều việc nhất.
Linh hoạt và tập trung làm từng việc
“Một nghề cho chín, còn hơn chín nghề”, điều này nói lên năng suất của bạn khi làm một việc. Đa nhiệm sẽ khó thể tạo nên hiệu quả tối đa cho công việc. Ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc mà thiếu đi sự cân nhắc thấu đáo sẽ khiến bạn không quản lý được quỹ thời gian của chính mình chứ đừng nói tới tối ưu nó.
Bạn hãy chia mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ, và chia nhỏ các khoảng thời gian, công việc và tập trung làm từng việc một. Càng chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện và quản lý, tối ưu được thời gian hơn.
Mặt khác, công việc không phải lúc nào cũng thuận lợi, mục tiêu cũng như vậy. Bạn không thể cứ chăm chăm cho mục tiêu khi áp dụng thì rời xa thực tế, mục tiêu bị chệch hướng... Điều này sẽ làm bạn mất đi khoảng thời gian vô cùng quý giá. Thay vào đó, hãy linh hoạt với chính mục tiêu ưu tiên của mình, chấp nhận sự thay đổi để không lãng phí thời gian.
Một người có khả năng phản ứng nhanh và linh hoạt trong cuộc sống, trong công việc cũng sẽ là người dễ dàng thành công hơn hơn cứng nhắc, bảo thủ. Dù công việc không như mong muốn, không như kế hoạch ban đầu nhưng họ sẵn sàng thay đổi thì họ vẫn đảm bảo quãng thời gian theo kế hoạch.
Duy trì sự cân bằng công việc và cuộc sống
Nghỉ ngơi, thư giãn, duy trì sự cân bằng cuộc sống… tưởng chừng là những việc làm lãng phí thời gian. Nhưng thực tế, đó lại là một trong những cách giúp con người tối ưu hóa được thời gian.
Khi quá mệt mỏi, căng thẳng với công việc, bạn sẽ không làm việc hiệu quả. Khi bạn không có thời gian cho gia đình, cho những mối quan hệ cuộc sống, thời gian đang trôi đi thiếu ý nghĩa. Bởi vậy, tối ưu hóa thời gian không có nghĩa là làm việc bất chấp, hùng hục mà là cách bạn làm việc, bạn đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân và dành khoảng thời gian hợp lý để cân bằng cuộc sống .
Bạn chỉ thực sự sử dụng thời gian hợp lý khi bạn cân bằng được giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi, giữa công việc và cuộc sống. Đó là khoảng thời gian cần thiết để bạn tái tạo năng lượng làm việc, nhận ra giá trị thực sự quan trọng với bạn và tập trung thời gian cho những điều đó.
Thời gian là thứ công bằng nhất thế gian khi ai cũng được chia bằng nhau mỗi ngày. Nhưng nó là thứ khi mất đi sẽ không thể lấy lại, là thứ bạn không thể nắm bắt, khi bạn không làm gì, nó sẽ biến mất mãi mãi. Bởi vậy, hãy trân quý thời gian của mình và sử dụng thời gian hợp lý nhất có thể, bạn nhé!