Phương án 1. Tuân thủ nguyên tắc FAST
F (Frog): "Ăn ếch" để trở thành người làm việc có hiệu suất
Kaifu Lee, người từng nhà quản trị công nghệ cao tại Apple, SGI, Microsoft và Google trong một bổi phỏng vấn cho một tạp chí đã nói: phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của tôi đó là luôn tuân thủ nguyên tắc "việc quan trọng làm trước".
Một người có hiệu suất cao không phải là người mỗi ngày làm nhiều việc nhỏ nhặt mà là dành thời gian cho một vài chuyện lớn và quan trọng trước, luôn tuân thủ "việc quan trọng làm trước".
Vì vậy chúng ta cần phải dũng cảm ăn con ếch xấu xí nhất, khó bắt nhất. Một khi đã làm xong những chuyện quan trọng rồi thì đầu óc chúng ta sẽ thảnh thơi hơn rất nhiều.
Vậy những việc như thế nào sẽ được xem là những con ếch kia? Đó là những việc có thể giúp chúng ta đạt được những mục tiêu và tầm nhìn cho tương lai.
A (Actionlist) – Thiết lập danh sách "hành động"
Mỗi buổi sáng, hãy dành ra một chút thời gian để liệt kê ra khoảng 1-3 con ếch, 5-7 con nòng nọc làm kế hoạch hành động mỗi ngày.
Đồng thời, trong lúc đang ăn ếch thì cũng để ý đến mấy con nòng nọc một chút, ếch cộng với nòng nọc sẽ giúp bạn có một danh sách hoàn chỉnh những việc cần làm.
Dưới đây là ba lời niệm chú giúp bạn nhanh chóng hoàn thành được những việc trong danh sách:
Niệm chú 1: Chỉ liệt kê ra vừa đủ việc cần làm, có vậy danh sách mới có thể được hoàn thành. Mỗi ngày từ 1-3 con ếch, 5-7 con nòng nọc.
Niệm chú 2: "Hành động tiếp theo là gì?" Để hoàn thành nội dung trong danh sách một cách dễ dàng, nhất định phải thường xuyên hỏi mình câu hỏi này.
Niệm chú 3: Lúc không muốn làm, hãy thử con nòng nọc trước, quản lý thời gian chính là quản lý tinh thần. Khi mà tinh thần không được tốt nhưng vẫn có thể thôi thúc bản thân làm một việc gì đó thì bạn sẽ đạt được hiệu suất cao hơn rất nhiều.
S (Slice) – Thái thịt ếch
Một công việc nào đó rất phức tạp nhưng cũng rất quan trọng, lúc cần làm chúng ta lại luôn cảm thấy mình vẫn chưa chuẩn bị tốt lắm, vì vậy rõ ràng biết là việc quan trọng nhưng lại không dám làm.
Nhưng nếu chúng ta chia nhỏ chúng ra thì công việc có độ khó này lại trở thành những hành động cụ thể, đi giải quyết từng việc nhỏ một sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.
Chia những nhiệm vụ lớn thành những hạng mục nhỏ hơn sẽ giúp bạn có tinh thần chiến đấu hơn trong quá trình giải quyết.
Cũng giống như động cơ ô tô vậy, một khi dã được nổ thì động năng của chúng ta sẽ tiếp tục được tích lũy, sẽ giúp chúng ta cảm thấy hăng hái cả ngày dài.
Chúng ta cũng có thể sử dụng sơ đồ tư duy để sắp xếp bối cảnh và tìm ra những việc quan trọng nhất.
T (Time): Khả năng nhận biết thời gian
Điểm nổi bật nhất của phương pháp quản trị thời gian Pomodoro là xác định ranh giới giữa sự tập trung (25 phút) và nghỉ ngơi (5 phút).
Lúc làm việc, nếu nghĩ rằng chỉ có 25 phút để làm, bạn sẽ trở nên tập trung cao độ và cũng sẽ không cảm thấy căng thẳng bởi vì biết rằng sau đó bạn sẽ có 5 phút nghỉ ngơi.
Phương pháp này giúp bạn có cơ hội thư giãn trong khoảng thời gian làm việc cao độ, có như vậy sau đó bạn mới có thể chuyên tâm hơn cho công việc.
Phương án thứ 2: Khởi động lại mỗi ngày, đồng thời làm mới bản thân thông qua việc xem xét lại
Sokrates, một nhà triết gia Hi lạp cổ đại nói: sống mà không xem xét, nhìn lại mình thì không đáng sống.
1. Quy tắc LDDT (quy tắc STAR trong tiếng anh)
S: Lịch trình mỗi ngày. Lịch cho những việc quan trọng mỗi ngày, ví dụ như: họp hội đồng, hội nghị, gặp khách hàng….
T: Danh sách nhiệm vụ. Những nhiệm vụ lớn nhỏ, mục tiêu xa gần, kế hoạch 1 tháng, kế hoạch 1 năm, kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, mục tiêu….
A: Danh sách hành động. Hành động tiếp theo và những hành động lặt vặt cho nhiệm vụ gần đây.
R: Thư mục lưu trữ tài liệu. Lưu trữ tài liệu để bất cứ khi nào cần, bạn có thể lấy các văn kiện, sổ sách liên quan và tiến hành công việc một cách trơn tru.
2. Nhật kí buổi sáng
Vào khoảng thời gian bắt đầu một ngày mới, hãy kiểm tra tình hình hoàn thành nhiệm vụ của ngày hôm qua, tìm ra điểm tốt và không tốt, ghi chép lại để rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại nhiệm vụ ngày hôm nay.
Mục đích viết nhật kí buổi sáng là để thông qua việc ghi chép mỗi ngày, xem xét một cách định kỳ để từ đó tìm cách cải tiến lỗ hổng, xem xét lại bản thân mỗi ngày.
Quá trình tự xem xét lại mình như vậy sẽ giúp bản thân tiếp thu thông tin một cách tổng thể, đưa ra những suy nghĩ mang tính phán đoán và không ngừng nâng cao "hệ điều hành" của mình.
3. Xem xét mỗi tuần
Thời gian xem xét lại chỉ mất khoảng 1,2 hoặc 3 phút, xem qua tất cả những gì đã làm được và chưa làm được trong tuần qua để từ đó có những tính toán cho tuần tiếp theo.
Mỗi ngày viết nhật kí, cách 7 ngày đọc lại một lần, đứng từ góc độ cao hơn để xem xét mới có thể đảm bảo tính thống nhất giữa nhiệm vụ ngắn hạn và nhiệm vụ dài hạn.
Nhật ký buổi sáng là một cơ sở dữ liệu ghi lại lịch sử công việc và cuộc sống của bạn. Nó giúp bạn nhìn lại quá khứ và suy tính cho tương lai.
Đó là một quá trình ghi chép liên tục cho phép chúng ta nhìn ra được đâu là thứ cần và nên được sửa đổi trong cuộc sống cũng như công việc.
*Bài viết được trích từ cuốn sách "3 việc quan trọng nhất mỗi ngày" của tác giả Zhang Yongxi.