14 mẹo để sử dụng Gmail hiệu quả nhất

1. Sử dụng tính năng Ngăn đọc

Gmail đã có chức năng Ngăn đọc, giúp người dùng đọc thư nhanh, dễ dàng hơn. Theo mặc định trên Gmail các mail đều được ẩn đi nội dung. Người dùng buộc phải click trực tiếp vào mail để xem nội dung bên trong. Nếu thường xuyên phải sử dụng tới Gmail thì việc kiểm tra mail theo cách click trực tiếp tương đối mất thời gian nên người dùng có thể sử dụng tính năng Ngăn đọc.

Khung xem trước thư này được chia thành 2 phần, một phần tập hợp danh sách các mail và phần còn lại là nội dung mail. Khi chúng ta click vào email thì nội dung được hiển thị ngay. Sau đây là cách để bật tính năng Ngăn đọc:

- Đi tới Cài đặt

- Nhấp vào Ngăn đọc (ở cuối cùng).

2. Tạo nhãn trong Gmail

Đối với tài khoản Gmail bình thường, tất cả các thư đến đều sẽ tập trung tại một mục và gây ra nhiều khó khăn cho quá trình tìm kiếm lại thông tin, email từ ai đó.

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý Gmail thì tính năng này có thể sẽ là thứ bạn cần để phân loại Gmail và sắp xếp thư đến một cách tối ưu để mang lại hiệu quả tốt nhất. Nó sẽ giúp mail của bạn được sắp xếp vào những mục riêng để giúp bạn dễ dàng tìm lại sau một khoảng thời gian.

Cách thực hiện:

- Ở bên trái, hãy di chuyển xuống rồi vào danh sách mở rộng

- Tạo nhãn mới

- Đặt tên cho nhãn của bạn

- Chuyển sang Tạo.

3. Sử dụng tính năng Tạm ẩn

Nếu bạn có nhiều việc cần làm và tập trung nhưng không muốn quên trả lời mail quan trọng thì có lẽ Tạm ẩn sẽ rất hữu ích cho bạn. Tính năng này cho phép bạn tạm hoãn thông báo mail và cho Gmail biết khi nào cần thông báo lại.

Khi sử dụng tính năng Tạm ẩn này, bạn có thể chọn một vài tùy chọn khác nhau như báo lại vào ngày hôm sau, cuối tuần, tuần sau hoặc tuần sau nữa hoặc tùy chọn bất cứ thời gian và ngày tháng phù hợp với bạn nhất.

Cách thực hiện:

- Trỏ vào mail gửi đến bạn

- Ở bên phải ấn vào biểu tượng đồng hồ (tạm ẩn)

- Chọn ngày để hiển thị email.

4. Sử dụng Tìm kiếm

Ảnh: Tech Radar

Không có gì ngạc nhiên khi Gmail có một công cụ tìm kiếm tuyệt vời. Nó giúp bạn tìm kiếm mail đã mất bằng chủ đề, người gửi, kích thước,... Đặc biệt hơn, tính năng tìm kiếm này còn giúp tạo được bộ lọc để quản lý mail của bạn một cách thông minh hơn.

Cách thực hiện:

- Nhấn vào tìm trong thư ở trên cùng

- Nhập nội dung bạn cần tìm

- Nhấn vào biểu tượng Tìm kiếm.

5. Tạo bộ lọc

Ảnh: Tech Radar

Nếu những ai sử dụng Gmail làm phương thức chính để trao đổi công việc thì số lượng thư hàng ngày mà bạn nhận được sẽ khá lớn. Nếu bạn đang cảm thấy rối mắt về lượng thư email bạn nhận được thì nên sử dụng tính năng lọc thư có sẵn trên Gmail. 

Người dùng có thể thiết lập chế độ lọc thư dựa trên tiêu đề, người gửi,... Mail mới sẽ tự động được sắp xếp theo những gì mà chúng ta sẽ thiết lập.

Cách thực hiện:

- Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống

- Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn. Nếu bạn muốn kiểm tra để chắc chắn rằng tính năng tìm kiếm của mình hoạt động đúng cách, hãy xem những email nào hiển thị bằng cách nhấp vào tùy chọn Tìm kiếm

- Ở dưới cùng của cửa sổ tìm kiếm, hãy nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc.

- Chọn điều bạn muốn bộ lọc thực hiện

- Nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc.

6. Tiết kiệm thời gian với tính năng Soạn thư thông minh

Tính năng Soạn thư thông minh sẽ giúp bạn tự hoàn thành câu bạn đang viết dở. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian để soạn mail.

Cách thực hiện:

- Ở trên cùng bên trái hãy ấn vào biểu tượng Menu > Cài đặt

- Chọn Cài đặt chung

- Bật Soạn thư thông minh.

7. Tham gia cuộc gọi từ Gmail

Ảnh: Tech Radar

Gmail hiện nay đã bao gồm Google Meet cho người dùng G-Suite. Nếu công ty của bạn sử dụng Google Meet, bạn có thể tạo hoặc tham gia cuộc họp trực tiếp từ bên trong Gmail mà không cần phải mở tab trình duyệt mới.

Cách thực hiện:

- Từ Menu bên trái nhấp vào bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp.

8. Lên lịch gửi email

Ảnh: Techradar

Bạn có muốn viết một mail nhưng không muốn gửi ngay lập tức? Không vấn đề gì. Bạn có thể lên lịch gửi email bất cứ lúc nào.

Cách thực hiện:

- Nhập vào mũi tên bên cạnh nút Gửi

- Chọn ngày, giờ muốn gửi mail.

9. Sử dụng tính năng Mẫu

Ảnh: Techradar

Tính năng này sẽ giúp bạn có thể nhanh chóng gửi email, tin nhắn của mình cho bạn bè, đối tác với nội dung thư được soạn sẵn từ trước đó. Điều này hoàn toàn phù hợp đối với người cần gửi email cho nhiều người, nhiều lần với những nội dung giống nhau.

Cách thực hiện:

- Vào Cài đặt

- Nhấp vào Nâng cao

- Bật tính năng Mẫu.

10. Hoàn tác gửi

Trong lúc vội vã soạn mail để báo cáo công việc, bạn vô tình đánh nhầm 1 ký tự trong địa chỉ Gmail và nhấn nút Gửi. Nhưng thật may mắn là bạn đã bật tính năng Hoàn tác gửi trên Gmail. Bạn hoàn toàn có thể thu hồi được mail mà vẫn chắc chắn tài khoản Gmail bạn gõ nhầm vẫn chưa nhận được. Nó còn cho phép chúng ta chọn độ trễ trước khi gửi mail lên đến 30 giây.

Cách thực hiện:

- Vào cài đặt

- Nhấn vào mục chung

- Hoàn tác gửi.

11. Chế độ Bảo mật

Ảnh: Techradar

Chế độ bảo mật sẽ ngăn mọi người lưu, sao chép, chuyển tiếp hoặc tải xuống email của bạn (mặc dù chế độ này không thể ngăn họ chụp ảnh màn hình). Tính năng này còn cho phép người dùng đặt ngày hết hạn cho email.

Cách thực hiện:

- Khi soạn email hãy nhấp vào biểu tượng khóa ở dưới cùng bên phải

- Đặt thời gian

- Nhấn lưu.

12. Sử dụng nhiều chữ ký cho nhiều trường hợp

Nhiều người trong chúng ta thường sử dụng hơn 2 chữ ký khi làm việc. Ví dụ như chúng ta sử dụng chữ ký thân mật đối với đồng nghiệp, bạn bè, người thân nhưng lại sử dụng chữ ký trang trọng hơn khi gửi mail đến khách hàng, cấp trên. Hiện nay Gmail đã cho phép chúng ta tạo nhiều chữ ký để linh hoạt hơn trong việc chọn chữ ký phù hợp cho mail trong những tình huống cụ thể.

Cách thực hiện:

- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt

- Trong phần Chữ ký nhấn Tạo mới

- Nhập nội dung chữ ký vào hộp

- Nhấn Lưu thay đổi.

13. Điều chỉnh mật độ hộp thư đến

Bằng cách điều chỉnh mật độ bạn có thể được tùy chỉnh số lượng mail hiển thị trên giao diện Gmail của bạn.

Cách thực hiện:

- Vào cài đặt

- Nhấn vào Mật độ

- Tùy chỉnh mật độ hiển thị.

14. Hoàn thành nhiều việc hơn với Tasks

Ảnh: Tech Radar

Giống như Nhãn và Tạm ẩn, đây là tính năng giúp bạn cập nhật, lưu trữ các mail quan trọng. Nó như một danh sách công việc, giúp bạn sắp xếp công việc hằng ngày, xem lại những gì bạn đã thực hiện, tránh quên những việc cần làm,...

Cách thực hiện:

- Nhấn vào biểu tượng Google Task ở góc bên phải màn hình.

Nguồn Tech Radar